BLOG

営業が教える!
エクセル作業を楽にする方法 Vol.2

エクセルは、計算式などデータ処理・管理という利用目的が多いので、処理速度って重要ですよね。
今回も、作業時間短縮化のアイデア・小技をお伝えします。

1.書式設定を表示させる時間の短縮化

セルを処理する為に右クリックしたら、

.

シーン …

.

.

ふた呼吸くらい後に、こんな表示になる時があります。

複数のセルを同時に処理する場合など、データが多い場合は特にそうなりやすいです。
この手間を繰り返していたら、失う時間ばかりがどんどん増えてしまいます。

解決

そんな時は右クリックではなく、「Ctrl+1」で表示させましょう。
条件にもよりますが、表示までの時間が早くなります。

しかも
右クリック ⇒ 書式設定という二段階の動作だったのが、実質一回の動作で終了出来るので、同じような動作を何回も行う場合は、かなりの時間短縮になります。

2.複数のエクセルデータを立ち上げて作業する場合

こちらのファイルのデータをあちらのファイルに貼り付けなどの際、
画面内でそれぞれのデータを見ながら処理したいですよね。

二つエクセルデータ立ち上げたのに、片方しか見れない…。
もう一つを見るには、片方を閉じないといけない。
時間がかかる、作業が大変、それ以上のデータを見るとなったら、気が遠くなります。

解決

こんな時は、
① エクセルを立ち上げる

② 開きたいファイルをエクセル上にドラッグ&ドロップして開く
③ 別のエクセルを立ち上げる
④ 開きたい別のファイルをそのエクセル上にドラッグ&ドロップして開く
これを開きたいファイル分だけ繰り返せばOKです。

3.空白セルの数え方

「データ入力が出来ていない件数は残り何件だろう?」
ソートをかけて空白セルのみにしたのは良いけど、その空白セルの数が出せない。
この表ですと、赤い〇が付いていない列の数を知りたいわけですね。

データが入っているのなら、該当するセルをくくれば、表の下に「データの個数」が表示されますが、データが入っていないとそれが出来ません。

セルを一つずつ「いち」「にい」「さん」…と数えるのも面倒ですし、時間がもったいないですよね。

解決

そんな時は、結果を表記したいセルを選んだ後に、「数式」タブから、「関数の挿入」を選択、

「COUNT BLANK」(=空白を数える)を選択、無ければ、検索窓に「COUNT BLANK」を入力して下さい。

該当セルを選択したら、「OK」を押すと、結果が表記されます。

今回の場合は未入力データ数は「10」ですね。

さて、
今回の作業時間短縮化情報はいかがでしたでしょうか?
どんどん活用して、効率を上げて下さいね。
それでは、また次回お会いしましょう。

Author : 野村

営業が教える!
エクセル作業を楽にする方法Vol.1

—繰り返し作業/不要素消去を1アクションで済ませる方法—

「この入力面倒くさい……」
「もっと楽に処理できないの?」

人を楽にさせるために作られたコンピュータなのに、
入力処理で苦労して時間を浪費するこの矛盾、
ちょっとの工夫で解消できます。

もっぱらエクセルを多用している営業の私がお教えする小技です。
以下にちょっとご紹介します。

1:繰り返す作業を楽にする方法

例えば、同じデータを複数箇所に貼り付ける際に、

・右クリックで「貼り付け」を選ぶ
 ないしは、
・CTL + Vで貼り付け

というケース多いですね。

解決

同じ動作の繰り返しならば、
「F4」キー一つで済みます。
動作の手数、時間が減ります。

これは、エクセルだけでなく、ワードでも可能な処理です。

2:数字と文字が混在したセルの、不必要なデータのみを「まとめて」削除する方法

たとえば、数字と文字データが入っているセル内の、数字の合計を出したい時。
こんな感じでしょうか。

excel_1

合計を出すためには、
セル内の“円”が邪魔ですね。
どうやって“円”を消しましょう?

一つ一つセルを選択して“円”を消去してゆくのも面倒ですし、
この表より多いデータ量でもそんな処理をしていたら、時間が途方も無くかかりますよね。

解決

”円”を消したいセルを選択して、
ホーム
⇒「検索と選択」をクリック

excel_2

⇒検索する文字列に“円”を入力、置き換えする文字列は空欄のまま
つまり、“円”を空欄に置き換えると指示するわけです!

excel_3

こうすれば、
一発で文字データは消去されます!

excel_4

あとは範囲を指定して合計を出すだけです。

ひと工夫で作業は楽になります

如何でしたでしょうか?
ほんのひと工夫するだけで、
これまで大変だった入力業務の時間が軽減できます。
ご参考下さい。

次回も、知って得するエクセルの手間削減情報を配信する予定です。
ご期待下さい。

Author : 野村

日常の中のデザインから学べること。

私たちの身の周りにはいつもデザインがあります。
心地いいものがどれだけデザインに委ねられているものかを
少し気にして見ていきたいと思います。

分析などもしていければ、より面白くなりますね!

うちの縁側です〜

古民家再生ということで、築100年超の建造を今年4月に1年半がかりで完成させました。当然、建て売りではありませんので、ほぼ全てが設計士、大工さんと打ち合せしながら作っていきました。
その中でも特に気に入っているのが縁側です。
そもそもの家に縁側は使い勝手の悪い中途半端な濡れ縁として存在はしていました。

その場所、もっと居やすく心地いい場所にするために、かなり広めに取り、木材も家に対して横並びだった以前の状態から縦に板を敷き詰めるデザインにしました。

そして、家のなかから床は縁に至るまで段差なくフラットにすることで、家から続く縁側がさらにひろくゆったりと落ち着けるスペースにしました。

これはスペースのデザインと眼に見えるグラフィック(この場合メインは板目を縦にしたこと)を想像し整理できたからだと思います。

Author : ディレクター伊藤

縁側

縁側での撮影風景

1 / 11

TOP